Desain dan struktur organisasi
Apakah itu struktur organisasi? Struktur organisasi ialah
susunan pembagian tugas secara formal yang ada dalam sebuah organisasi.
Selain memiliki struktur, organisasi juga memiliki desain organisasi.
Desain organisasi ini adalah sebuah proses yang meliputi enam elemen :
- Spesialisasi kerja : adanya pembagian kerja yang dibagi menjadi beberapa bagian.
- Pembagian departemen : Berdasarkan fungsi, produk, letak geografis, proses, dan jenis costumer
- Ada rantai komando : Sehingga banyaknya karyawan yang dibawahi harus dibatasi agar efektif dan efisien
- Sentralisasi dan Desentralisasi
Sentralisasi : pengambilan keputusan secara terpusat pada level atas perusahaan
Desentralisasi : pengambilan keputusan dari level bawah yang terkait langsung dengan aksi
- Formalisasi : ada standardisasi pada setiap organisasi sehingga perilaku karyawan mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditentukan
Biasanya keputusan-keputusan yang ada pada organisasi dipengaruhi oleh keputusan struktural :
Dan yang mempengaruhi keputusan struktural:
- Keseluruhan strategi organisasi
- Ukuran organisasi : dipengaruhi oleh besar/kecilnya sebuah organisasi
- Teknologi yang digunakan : Struktur perusahaan beradaptasi dengan teknologi yang dipakai, dan teknologi ini biasanya selalu berkembang
- Kadar ketidakpastian lingkungan : terdapat lingkungan yang stabil ada pula lingkungan yang dinamis, dan organisasi tersebut harus bisa menyesuaikan diri dengan lingkungan disekitarnya
Desain organisasi ini adalah sebuah proses yang meliputi enam elemen :
- Spesialisasi kerja : adanya pembagian kerja yang dibagi menjadi beberapa bagian.
- Pembagian departemen : Berdasarkan fungsi, produk, letak geografis, proses, dan jenis costumer
- Ada rantai komando : Sehingga banyaknya karyawan yang dibawahi harus dibatasi agar efektif dan efisien
- Sentralisasi dan Desentralisasi
Sentralisasi : pengambilan keputusan secara terpusat pada level atas perusahaan
Desentralisasi : pengambilan keputusan dari level bawah yang terkait langsung dengan aksi
- Formalisasi : ada standardisasi pada setiap organisasi sehingga perilaku karyawan mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditentukan
Biasanya keputusan-keputusan yang ada pada organisasi dipengaruhi oleh keputusan struktural :
Dan yang mempengaruhi keputusan struktural:
- Keseluruhan strategi organisasi
- Ukuran organisasi : dipengaruhi oleh besar/kecilnya sebuah organisasi
- Teknologi yang digunakan : Struktur perusahaan beradaptasi dengan teknologi yang dipakai, dan teknologi ini biasanya selalu berkembang
- Kadar ketidakpastian lingkungan : terdapat lingkungan yang stabil ada pula lingkungan yang dinamis, dan organisasi tersebut harus bisa menyesuaikan diri dengan lingkungan disekitarnya
KOMPLEKSITAS
Kompleksitas merujuk pada tingkat differensiasi yang ada di dalam sebuah
organisasi. Diferensiasi
horizontal mempertimbangkan
tingkat pemisahan horizontal di antara unit-unit. Diferensiasi vertikal merujuk pada kedalaman hierarki
organisasi. Diferensiasi
spasial meliputi tingkat
sejauh mana lokasi fasilitas dan para pegawai organisasi tersebar secara
geografis. Peningkatan pada salah satu dari ketiga faktor tersebut akan
meningkatkan kompleksitas sebuah organisasi.
Diferensiasi horizontal.
Diferensiasi horizontal merujuk pada tingkat diferensiasi
antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang
mereka laksanakan, dan tingkat pendidikan serta pelatihannya. Dapat dikatakan
bahwa semakin banyak jenis pekerjaan yang ada dalam organisasi yang membutuhkan
pengetahuan dan keterampilan yang istimewa, semakin kompleks pula organisasi
tersebut.
Diferensiasi vertikal.
Diferensiasi vertikal merujuk pada kedalaman struktur.
Diferensiasi meningkat, demikian pula kompleksitasnya, karena jumlah tingkatan
hierarki di dalam organisasi bertambah. Makin banyak tingkatan yang terdapat di
antara top management dan tingkat hierarki yang paling
rendah, makin besar pula potensi terjadinya distorsi dalam komunikasi, dan
makin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta
makin sukar bagi top
management untuk mengawasi
kegiatan bawahannya.
Diferensiasi spasial.
Organisasi dapat melakukan aktivitas yang sama dengan
tingkat diferensiasi horizontal dan pengaturan hierarki yang sama di berbagai
lokasi. Tetapi keberadaan berbagai lokasi tersebut meningkatkan kompleksitas.
Oleh karena itu, elemen ketiga dalam kompleksitas adalahdiferensiasi spasial,
yang merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi dari kantor, pabrik, dan
personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis. Diferensiasi spasial
dapat dilihat sebagai perluasan dari dimensi dan diferensiasi horizontal dan
vertikal. Artinya, adalah mungkin untuk memisahkan tugas dan pusat kekuasaan
secara geografis. Pemisahan ini mencakup penyebaran jumlah maupun jarak.
Ketiga elemen tersebut tidak perlu merupakan sebuah paket. Misalnya telah
dicatat bahwa perguruan tinggi biasanya mempunyai tingkat diferensiasi vertikal
rendah dan sedikit atau tidak ada sama sekali diferensiasi spasial. Sebaliknya,
suatu battalion tentara dicirikan oleh diferensiasi vertikal yang tinggi dan
sedikit diferensiasi horizontal.
Mengapa Kompleksitas itu Penting?
Organisasi terdiri dari subsistem yang membutuhkan koordinasi, komunikasi, dan
control agar dapat efektif. Maka makin kompleks sebuah organisasi, makin besar
kebutuhannya akan alat komunikasi, koordinasi, dan control yang efektif. Dengan
kata lain, jika kompleksitas meningkat, maka akan demikian juga halnya dengan
tuntutan terhadap manajemen untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas yang
didiferensiasi dan disebar bekerja dengan mulus dan secara bersama ke arah
pencapaian tujuan organisasi.
Hal tersebut dinyatakan sebagai suatu paradoks di dalam analisis organisasi.
Keputusan manajemen untuk meningkatkan diferensiasi dibuat secara khas demi
kepentingan ekonomis dan efisiensi. Tetapi keputusan tersebut menciptakan
berbagai tekanan untuk menambah pegawai manajerial untuk membantu dalam
pengontrolan, koordinasi, serta pengurangan konflik. Oleh karena itu, setelah
beberapa waktu, organisasi yang dapat hidup terus akan cenderung menjadi lebih
kompleks karena aktivitas mereka sendiri dan lingkungan yang mengelilinginya
menjadi lebih kompleks. Kemudian dapat kita tambahkan bahwa pengertian mengenai
kompleksitas adalah penting, karena merupakan sebuah karakteristik yang harus
dicari oleh para manajer dan yang diharapkan ada jika organisasi mereka sehat.
FORMALISASI
Formalisasi merujuk pada tingkat sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi itu
distandardisasikan. Jika sebuah pekerjaan sangat diformalisasikan, maka
pemegang pekerjaan itu hanya mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang
harus dikerjakan, bilamana mengerjakannya, dan bagaimana ia harus melakukannya.
Formalisasi merupakan suatu ukuran tentang standardisasi. Karena kebijakan
dariseseorang di dalam pekerjaannya berbanding terbalik dengan jumlah perilaku
yang diprogramkan lebih dahulu oleh organisasi, maka makin besar standardisasi,
makin sedikit pula jumlah masukan mengenai bagaimana suatu pekerjaan harus
dilakukan oleh seorang pegawai. Standardisasi ini bukan saja melenyapkan
kemungkinan para pegawai untuk berperilaku secara lain, tetapi juga
menghilangkan kebutuhan bagi para pegawai untuk mempertimbangkan alternative.
Sebuah pendekatan alternative mengatakan bahwa formalisasi berlaku untuk
peraturan yang tertulis maupun tidak. Dengan demikian, persepsi sama pentingnya
dengan realitas. Untuk tujuan pengukuran, formalisasi akan dihitung dengan
memperhatikan, selain dokumen resmi organisai, sikap (attitudes) pegawai sampai pada tingkatan di
mana prosedur pekerjaan diuraikan dan peraturan diterapkan.
Jangkauan Formalisasi. Penting untuk diketahui bahwa tingkat formalisasi dapat sangat berbeda di antara dan di dalam organisasi. Pekerjaan tertentu dikenal mempunyai sedikit formalisasi. Pada umumnya adalah benar bahwa pekerjaan yang tidak terampil adalah yang paling sempit yaitu yang paling sederhana dan yang paling berulang adalah yang paling cocok bagi tingkat formalisasi yang tinggi. Makin besar profesionalisme sebuah pekerjaan, maka makin kecil kemungkinan pekerjaan itu diformalisasi dengan tinggi. Formalisasi berbeda bukan hanya dalam hal pekerjaan itu tidak terampil (unskilled) atau professional, tetapi juga dalam tingkatan organisasi dan departemen fungsional.
Mengapa Formalisasi itu Penting?
Organisasi menggunakan formalisasi karena keuntungan yang diperoleh dari
pengaturan perilaku para pegawai. Standardisasi perilaku akan mengurangi
keanekaragaman. Standardisasi juga mendorong koordinasi. Penghematan yang
diperoleh dari formalisasi juga tidak boleh diabaikan. Makin besar formalisasi
tersebut, makin sedikit pula kebijaksanaan yang diminta dari pemegang jabatan.
Hal ini relevan, karena kebijaksanaan memerlukan biaya.
Hal ini menjelaskan, secara kebetulan, mengapa banyak organisasi besar mempunyai manual akuntansi, manual personalia, dan manual pembelian yang seringkali beribu-ribu halaman tebalnya. Organisasi-organisasi ini memilih untuk memformalkan pekerjaan sedapat mungkin agar memperoleh prestasi paling efektif dari para pegawainya dengan biaya paling rendah.
Keputusan Untuk “Membuat atau Membeli”
Sosialisasi merujuk pada suatu proses adaptasi di mana
para individu mempelajari nilai, norma, dan pola perilaku yang diharapkan bagi
pekerjaan serta bagi organisasi tempat ia bekerja. Para professional mengalami
pendidikan dan pelatihan bertahun-tahun lamanya sebelum mereka mempraktekkan
keahliannya. Dengan demikian, manajemen mempunyai dua macam keputusan. Pertama,
tingkat standardisasi perilaku bagaimana yang diinginkan? Kedua, apakah
standardisasi yang diinginkan itu akan “dibuat” dalam perusahaan atau “dibeli”
dari luar? Bila dibuat dalam perusahan, akan lebih ditekankan pada pegawai yang
tidak terampil, meskipun semua pegawai akan menyesuaikan diri mereka dengan
budaya khas dari organisasi tertentu.
Formalisasi langsung di tempat kerja dan profesionalisasi pada dasarnya merupakan substitusi antara yang satu dengan lainnya. “Organisasi dapat mengontrol (perilaku pegawai)*secara langsung melalui peraturan dan prosedurnya sendiri, atau dapat memperoleh control tidak langsung dengan cara menyewa para professional yang terlatih”. Dapat diharapkan bahwa dengan meningkatnya tingkat profesionalisasi di dalam sebuah organisasi, maka tingkatan formalisasi akan menurun.
Teknik-teknik Formalisasi
Para manajer mempunyai sejumlah teknik
untuk dapat menstandardisasikan perilaku para pegawai. Berikut adalah
teknik-teknik yang paling populer :
· Seleksi
· Persyaratan Peran
· Peraturan, Prosedur, dan
Kebijaksanaan
· Pelatihan
· Ritual
Hubungan antara Formalisasi dan
Kompleksitas
Ada cukup bukti yang mendukung tentang adanya hubungan yang kuat antara
spesialisasi, standarisasi, dan formalisasi. Jika pegawai melaksanakan tugas
yang sempit, berulang, dan khusus, maka pekerjaan rutin mereka cenderung untuk
distandardisasi dan sejumlah peraturan mengatur perilaku mereka. Para pekerja
di lini rakit melakukan pekerjaan yang sangat dispesialisasi dengan tingkat
rutinitas yang distandarisasi serta banyak sekali peraturan formal dan prosedur
yang harus diikuti.
SENTRALISASI
Sentralisasi adalah yang paling problematis dari ketiga komponen. Kebanyakan
teoritikus menyetujui bahwa istilah tersebut merujuk kepada tingkat di mana
pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam
organisasi. Konsentrasi yang tinggi menyatakan adanya sentralisasi yang tinggi,
sedangkan konsentrasi yang rendah menunjukkan sentralisasi yang rendah atau
yang disebut desentralisasi. Ada juga kesepakatan bahwa desentralisasi sangat berbeda
dari differensiasi spasial. Sentralisasi memperhatikan penyebaran kekuasaan
untuk membuat keputusan dalam organisasi, bukan penyebaran geografis. Namun di
luar batas ini segalanya menjadi kurang jelas.
Sentralisasi dapat dijelaskan secara lebih khusus sebagai jenjang kepada siapa kekuasaan
formal untuk membuat pilihan-pilihan secara leluasa dikonsentrasikan pada
seorang individu, unit, atau tingkatan (biasanya berada tinggi pada
organisasi), dengan demikian mengizinkan para pegawai (biasanya pada tingkat
rendah dalam organisasi) untuk member masukan yang minimal ke dalam pekerjaan
mereka.
Pengambilan Keputusan dan Sentralisasi
Seorang manajer biasanya harus membuat
pilihan mengenai tujuan, alokasi anggaran, personalia, cara melaksanakan pekerjaan,
dan cara memperbaiki keefektifan unitnya. Pentingnya pengetahuan mengenai
kekuasaan dan rantai komando bagi pemahaman sentralisasi, sama pentingnya
dengan kesadaran akan proses pengambilan keputusan. Tingkat pengawasan yang
dimiliki seseorang terhadap keseluruhan proses pengambilan keputusan itu
sendiri merupakan ukuran sentralisasi.
Tingkat kontrol yang dipunyai
seseorang dalam seluruh proses pengambilan keputusan dapat digunakan sebagai
sebuah ukuran mengenai sentralisasi. Kelima langkah dalam proses ini adalah:
1. Mengumpulkan informasi untuk
diteruskan kepada pengambil keputusan mengenai apa yang dapat dilakukan,
2. Memproses dan mengintepretasikan
informasi tersebut untuk member saran kepada pembuat keputusan mengenai apa
yang harus dilakukan,
3. Membuat pilihan mengenai apa yang
hendak dilakukan, dan
4. Melaksanakannya
Pengambilan keputusan secara tradisional dikatakan sebagai membuat pilihan-pilihan.
Setelah mengembangkan dan mengevaluasi paling sedikitnya dua alternative, pengambil keputusan memilih alternatif yang disukai. Dilihat dari pandangan seorang pengambil keputusan ini merupakan penyampaian yang cukup memuaskan. Tetapi jika dilihat dari pandangan organisasi, pembuatan pilihan hanya merupakan salah satu langkah dalam proses yang lebih luas. Dapat dikatakan bahwa pengambilan keputusan paling banyak desentralisasi jika si pengambil keputusan mengendalikan semua langkah.
Mengapa Sentralisasi itu Penting?
Judul dari bagian ini dapat menyesatkan. Bahwa judul tersebut secara tidak
langsung mengimplikasikan sentralisasi, sebagai kebalikan dari desentralisasi,
adalah penting. Istilah sentralisasi dalam konteks ini dimaksudkan
untuk dilihat dengan cara yang sama seperti kompleksitas dan formalisasi dalam
bab ini. Sentralisasi mewakili sebuah jajaran dari tinggi ke rendah.
Seperti telah diuraikan, selain sebagai kumpulan orang, organisasi adalah sistem pengambilan keputusan dan pengolahan informasi. Organisasi membantu pencapaian tujuan melalui koordinasi dari usaha kelompok; pengambilan keputusan dan pengolahan informasi adalah yang utama agar koordinasi dapat terlaksana. Tetapi factor ini seringkali diabaikan oleh siswa pengambilan keputusan dan teori organisasi, informasi itu sendiri bukan merupakan sumber yang langka dalam organisasi. Teknologi informasi yang maju member para manajer sejumlah besar data untuk membantunya dalam pengambilan keputusan. Kita hidup dalam dunia yang menenggelamkan kita dengan informasi. Sumber yang langka adalah kapasitas pengolahan untuk menyelesaikan informasi.
Baik sentralisasi yang tinggi maupun yang rendah dibutuhkan. Faktor-faktor situasional akan menentukan jumlah yang “tepat”. Tetapi semuaorganisasi mengolah informasi sehingga para manajer dapat membuat keputusan. Oleh karenanya, perhatian harus dicurahkan untuk mengidentifikasi cara yang paling efektif untuk mengorganisasi pengambilan keputusan.
DEPARTEMENTALISASI BAG 2
b.
Departemen teritorial
** Kelemahannya adalah :
>
Masalah utamanya adalah kesulitan dalam berkomunikasi sejak divisi terpisah
karena zona tempat dan waktu.
c.
Departementalisasi produk
Semua pekerjaan yang berhubungan dengan produksi dan penjualan
akan ditempatkan dalam pengawasan seorang manajer. Produk menjadi dasar
istimewa dalam perusahaan ketika perusahaan tumbuh dengan meningkatnya jumlah
produk dipasar.
Dasar lain
departementalisasi adalah menetapkan kelompok berdasarkan area geografis.
Karena perusahaan menemukan bahwa meningkatnya tuntutan akan produk mereka akan
dapat menghemat biaya dengan menempatkan lokasi atau fasilitas pelayanan di
berbagai tempat di wilayah/provinsi/negara bahkan dunia
** Keuntungan dari departementalisasi berdasarkan
teritorial :
> Memberikan suatu lahan pelajaran
bagi personel manajerial.
> Perusahaan dapat menempatkan
manajer dalam wilayah tertentu kemudian menilai pada area geografis tersebut.
* *Keuntunganya adalah
> memungkinkan personel
mengembangkan pengalaman dalam penelitian, pembuatan dan pendistribusian suatu
lini produk.
> Struktur organisasi yang
menggunakan produk sebagai dasar bagi departemen telah menjadi kunci
pengembangan di kapitalisme modern.
** Kelemahanya adalah
> ketika prakarsa dan otonomi dari
organisasi berdasar produk dillakukan dengan memberikan manajer divisi sumber
daya yang diperlukan untuk menjalankan rencana laba mereka.
Akibatnya
organisasi tersebut menghadapi kesulitan dalam memutuskan seberapa banyak
redunsi yang diperlukan. Akibatnya bisa terjadi pengeluaran biaya yang
berlebihan.
Model Desain Organisasi
Model desain organisasi atau struktur organisasi adalah mekanisme-mekanisme
formal pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan kerangka dan susunan
perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian
atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas
wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Disain
mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi,
sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran satuan
kerja.
Pada penerapannya, model desain orgranisasi terdiri dari 2 model, yaitu Desain organisasi Mekanistik dan Desain organisasi orgranik.
1. Desain Organisasi Mekanistik.
Pada penerapannya, model desain orgranisasi terdiri dari 2 model, yaitu Desain organisasi Mekanistik dan Desain organisasi orgranik.
1. Desain Organisasi Mekanistik.
·
Proses
kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.
·
Proses
motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa, aman, dan ekonomik melalui perasaan
takut dan sanksi.
·
Proses
komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan
cenderung terganggu tidak akurat.
·
Proses
interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas
tujuan dan metode departemental.
·
Proses
pengambilan keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif.
·
Proses
penyusun tujuan dilakukan di tingat puncak original, tanpa mendorong adanya
partisipasi kelompok.
·
Proses
kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan.
2. Desain Orgranisasi Orgranik.
·
Proses
kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan
dan bawahan dalam segala persoalan.
·
Proses
motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode Partisipasi.
·
Proses
komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas
keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan kesamping.
·
Proses
interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat
mempengaruhi tujuan dan metode partemental.
·
Proses
pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses kelompok.
·
Proses
penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan
sasaran yang tinggi dan realistis.
·
Proses
kendali menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan
pengendalian diri.
Desain organisasi yang efektif tidak dapat berpedoman pada teori sebagai satu cara terbaik melainkan manajer harus menerima sudut pandang bahwa desain mekanistik atau desain organik lebih efektif bagi organisasi atau sub-sub untit di dalamnya.
Desain struktur subunit didesain sesuai dengan kontinummekanistik organik dengan cara yang konsisten dengan keadaan kondisi lingkungan, khususnya laju perubahan yamg lebih lambat, ketidak pastian yg lebih besar & rentang waktu balikan yang lebih singkat sesuai demgam desain mekanistik.
Desain teknik integratif tekhnik yang cocok, apakah peraturan, perencanaan atau penyesuaian bersama, bergantung pada tingkat diferensiasi sub unit. Semakin besar diferensiasinya semakin besar perlunya peraturan dan perencanaan.
Sumber
:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar